Q&A

◆ １．イベント・コンベンション（団体）予約システムについて


Ｑ１　イベント・コンベンション（団体）予約システムとはどのようなものですか？
Ａ　　イベント・コンベンション等の主催者が宿泊施設を仕入し、イベント・コンベンションのホームページに専用宿泊予約のリンクを貼り、参加者に対して宿泊施設を紹介し、参加者個々に予約を行っていただくものです。宿泊予約に関しては、「楽天トラベル」と同様に２４時間受付、即時予約が可能です。

Ｑ２　イベント・コンベンション等の予約のみ利用可能なのですか？
A　　はい。現在は国内におけるイベント・コンベンションもしくはそれらに準ずる形式（全国各地から人を集め、参加者各自が個々に宿泊予約を行うもの）のみご利用可能です。 その他の団体予約（職場旅行、慰安旅行、親睦旅行など）は現在はご利用不可となっております。

Ｑ３　主催者ですが、当システムを利用する際の条件は有りますか？
Ａ　　はい。申込者（主催者）は次の条件を全て満たす必要が有ります。
１．既に「旅の窓口」会員、もしくは楽天会員である事
２．会員情報が正しく入力されており、「楽天トラベル」からの連絡が滞りなく行える事。
３．会員情報のEmailアドレスがフリーメール、携帯電話以外である事。
４．過去６ヶ月以内に無断不泊履歴が無い事。
５．「楽天トラベル」会員として１回以上の国内宿泊予約の利用履歴が有る事。

Ｑ４　イベント・コンベンション参加者の会員登録は必要ですか？
Ａ　　はい。参加者が当システムから宿泊予約を行う際に「旅の窓口」もしくは「楽天トラベル」の会員登録が必要になります。既に会員登録が済んでいる場合は改めて新規登録をしていただく必要はありません。

Ｑ５　利用料金は必要ですか？
Ａ　　システム利用料・会員登録料・年会費等はすべて無料です。
お支払いになる料金は宿泊施設にお泊まりになったときに宿泊施設様にお支払いになる料金と、その他「楽天トラベル」から別途航空券やレンタカーを予約されたときにお支払いになる料金だけです。

Ｑ６　実施の何ヶ月前までリクエスト出来ますか？
Ａ　　宿泊初泊日から逆算して６ヶ月以前のイベント・コンベンションのリクエストが可能です。初泊日から逆算して６ヶ月を割っている学会・コンベンションにつきましては、リクエスト受付不可となりますのでご注意ください。

Ｑ７　イベント・コンベンション（団体）予約システム参画施設とはどのような施設ですか？
Ａ　　「楽天トラベル」の登録施設のうちイベント・コンベンション（団体）予約システムに合意の上、参画している施設のことをいいます。「楽天トラベル」の登録施設が必ずしもシステム参画施設という訳ではございませんのでご注意ください。今後、参画施設数は順次増加の予定です。

Ｑ８　リクエスト後の流れはどうなりますか？
Ａ　　リクエストから１週間以内に宿泊施設からの回答がありますので、「イベント・コンベンション予約システム」にログインいただき、回答状況を確認ください。その後、宿泊施設からの回答に対し、１週間以内に希望施設を選択ください。この際、宿泊施設からの提供部屋数の合計が希望部屋数の２倍を越えない範囲での選択が出来ます。希望する宿泊施設が無い場合、宿泊施設からの部屋提供が無い場合には、リクエストの取り消しを行ってください。

Ｑ９　リクエストした施設は必ず確保可能ですか？
Ａ　　 いいえ。希望日の空室状況などにより、ご希望に沿えない場合もあります。（ご希望の宿泊施設・部屋数を斡旋するものではありません）その他、料金面等で施設側の方で条件が合わない場合は施設よりお断りの回答が入る場合もあります。

Ｑ１０　利用施設決定後の手続きはどうなりますか？
Ａ　　 リクエスト総室数が３０室以上の場合は、当社より特約文書を郵送いたしますので、確認、ご署名の上、当社までご返送ください。３０室未満の場合は、電子メールにてご連絡させていただきます。その後、主催者様は宿泊日の５ヶ月前までにお持ちのイベント・コンベンションのホームページに当社が用意する専用予約ページとのリンクを作成し、そのホームページアドレスを当社にご連絡いただきます。ご連絡いただけない場合は当システムの利用をお断りさせていただく場合があります。

Ｑ11　宿泊予約のみの手配しか出来ないのですか？
Ａ　　いいえ。リクエスト画面にフリーメッセージをご記入いただけますので、会議室、備品などのご要望が有る場合はそちらをご活用のうえ、施設にご連絡ください。受付開始後は、掲示板を使ってのリクエストも可能です。ただし、「楽天トラベル」では申込者と宿泊施設間の連絡事項の伝達手段として掲示板を提供するのみであり、実際の手配内容、手配可否の確認等につきましては責任を負いませんので、イベント・コンベンション主催者の自己責任において手配依頼、確認を行っていただく形となります。

Ｑ12　宿泊代金の精算はどうなりますか？
Ａ　　「楽天トラベル」の一般予約と同様に各々の参加者が個々に当日宿泊施設でご精算いただく形となります。主催者の一括精算はできません。

Ｑ13　イベント・コンベンションのホームページが無い場合も利用出来ますか？
Ａ　　いいえ。リクエスト時にホームページをお持ちで無い場合は、宿泊日の５ヶ月前までに作成ください。イントラネットやパスワードによって管理されるホームページで外部からアクセス出来ない場合はページの印刷物を当社まで提出願います。ご提出いただけない場合は当システムの利用をお断りさせていただく場合があります。

Ｑ14　オプショナル機能とはどのような機能ですか？
Ａ　　データ集計機能となります。ご利用いただく事によって、参加確認、参加者へのアンケートなどが可能になります。また、継続性の有る学会・コンベンションでは参加者の基本情報を次回以降に引き継ぐ事が出来ます。データの保守期限に関しては約１年となります。ご利用を希望される場合は、イベント・コンベンションでの利用宿泊施設決定後に当社から送付する書面、もしくはメールの方にご記入の上、ご返送、ご返信いただきましたら、当社にて設定を行います。